Excel, gotowy program czy aplikacja na miarę? Kiedy własny system się opłaca
Większość firm zaczyna od Excela, zeszytu albo tablicy na ścianie. To dobre narzędzia, dopóki firma jest mała. Z czasem pojawiają się kłopoty: kto ma aktualną wersję, kto zmienił termin, dlaczego to zlecenie umknęło. Wtedy przychodzi pytanie, co dalej.
Excel: świetny start, słaby system
Arkusz jest tani, znany i elastyczny. Dla jednej czy dwóch osób, które prowadzą prostą listę zleceń, często w zupełności wystarczy.
Problemy zaczynają się, gdy z arkusza korzysta kilka osób:
- Kilka wersji pliku i niepewność, która jest aktualna.
- Brak uprawnień: każdy widzi i może zmienić wszystko, także ceny i dane klientów.
- Przypadkiem usunięty wiersz, którego nikt nie zauważa.
- Arkusz jest niewygodny na telefonie, więc ludzie w terenie i tak dzwonią do biura.
Gotowy program w abonamencie
Programy do zadań, systemy CRM i aplikacje do zleceń w chmurze działają od pierwszego dnia, mają wersję na telefon i nie wymagają programisty. Jeśli Twój sposób pracy wygląda jak w większości firm, to często najlepszy wybór.
Minusy widać po czasie. Płacisz co miesiąc od każdego użytkownika, więc koszt rośnie razem z zespołem. Program jest robiony dla wszystkich: ma dziesiątki funkcji, których nie używasz, a brakuje mu tej jednej, której potrzebujesz. Wtedy to firma dopasowuje się do programu, a nie odwrotnie. Do tego dane są u dostawcy, a podwyżka cennika czy zamknięcie usługi nie zależą od Ciebie.
Aplikacja na miarę
Własna aplikacja jest budowana pod to, jak naprawdę pracuje Twoja firma: Twoje etapy, Twoje nazwy, Twoje role. Pracownik widzi tylko to, czego potrzebuje, a biuro widzi wszystko bez dzwonienia.
Kosztuje więcej na starcie i powstaje przez kilka tygodni. W zamian nie ma opłat za użytkownika, kod i dane należą do firmy, a nowe funkcje dokładasz wtedy, kiedy są potrzebne. Płacisz za hosting i ewentualny rozwój, a nie za licencje.
Przykład: stolarnia
Zakład stolarski, dla którego budowałem system zleceń, prowadził pracę w zeszycie, na tablicy korkowej i w głowie właściciela. Gotowe programy do projektów były robione dla biur i kosztowały co miesiąc od każdego pracownika.
Aplikacja prowadzi każde zlecenie przez etapy, które w stolarni naprawdę istnieją: pomiar, projekt, materiały, produkcja, lakierowanie i montaż. Pracownik zmienia status zadania na telefonie dwoma dotknięciami, a biuro od razu wie, na co czeka zlecenie.
Jak policzyć, czy to się opłaca
Nie trzeba zgadywać. Wystarczy prosty rachunek:
- Ile godzin tygodniowo zespół traci na szukanie informacji, telefony i przepisywanie danych z miejsca na miejsce.
- Ile kosztują błędy: zapomniany pomiar, pomylony termin, niezafakturowane zlecenie.
- Ile zapłacisz za gotowy program przez 3 lata przy obecnej i planowanej liczbie osób.
- Ile kosztuje aplikacja w pierwszej, najmniejszej wersji, która rozwiązuje największy problem.
Od czego zacząć
Jeśli 5 osób traci po 3 godziny tygodniowo, to ponad 60 godzin pracy miesięcznie. Często samo to wystarcza, żeby aplikacja zwróciła się w pierwszym roku.
Nie trzeba budować wszystkiego naraz. Najlepiej zacząć od jednego procesu, który boli najbardziej, sprawdzić go na prawdziwych danych i rozbudowywać etapami. Excel też nie musi zniknąć: aplikacja może eksportować do niego dane, np. dla księgowości.
Chcesz porozmawiać o swojej stronie?
Zobacz usługę: Aplikacje na miarę, albo napisz kilka zdań o firmie.
